Ein Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen kann im Unternehmensalltag viel Zeit sparen. Trotzdem kostet genau dieser Bereich in vielen kleinen Unternehmen unnötig viel Zeit.
Kundendaten zusammensuchen, Leistungen eintragen, Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge prüfen, Belege ablegen und wiederkehrende Rechnungen jeden Monat erneut bearbeiten – einzeln sind das kleine Aufgaben. Zusammen entsteht daraus schnell ein erheblicher Verwaltungsaufwand.
Ein modernes Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen sollte deshalb mehr können, als lediglich ein PDF zu erzeugen. Es sollte den gesamten Ablauf rund um Rechnungen, Belege und Zahlungen übersichtlicher machen.
Genau dafür wurde FM Faktura entwickelt.
Warum ein Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen den Überblick verbessert
Gerade kleinere Unternehmen starten häufig mit einer Mischung aus verschiedenen Lösungen:
Eine Excel-Tabelle für Kunden, eine Word-Vorlage für Rechnungen, ein Ordner für Belege und das Online-Banking zur Kontrolle der Zahlungseingänge.
Solange nur wenige Vorgänge anfallen, funktioniert das.
Mit zunehmender Zahl an Kunden und Rechnungen entstehen jedoch typische Fragen:
- Welche Rechnungen sind noch offen?
- Welche Zahlung gehört zu welcher Rechnung?
- Wurde die monatliche Rechnung bereits erstellt?
- Wo befindet sich der zugehörige Beleg?
- Welche Unterlagen benötigt der Steuerberater?
- Welche Rechnung ist bereits überfällig?
Wenn diese Informationen an verschiedenen Stellen liegen, kostet jede Antwort zusätzliche Zeit.
Rechnungen zentral erstellen und verwalten
Mit einer Faktura-Software werden Kunden, Leistungen und Rechnungen in einem gemeinsamen System verwaltet.
Dadurch müssen Stammdaten nicht bei jeder Rechnung neu eingegeben werden.
Ein Kunde wird einmal angelegt und kann anschließend immer wieder verwendet werden. Auch häufig genutzte Leistungen lassen sich hinterlegen.
Das macht die Rechnungserstellung schneller und reduziert Eingabefehler.
Mit FM Faktura können Rechnungen direkt aus dem System erstellt und als PDF ausgegeben werden.
Offene Rechnungen sofort erkennen
Eine geschriebene Rechnung ist noch kein Zahlungseingang.
Deshalb ist es wichtig, jederzeit erkennen zu können, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.
Anstatt einzelne Rechnungen und Kontoauszüge miteinander zu vergleichen, zeigt eine zentrale Rechnungsverwaltung den aktuellen Status direkt an.
So entsteht ein wesentlich besserer Überblick über offene Forderungen.
Bankumsätze mit Rechnungen abgleichen
Besonders zeitaufwendig wird es, wenn regelmäßig viele Zahlungseingänge kontrolliert werden müssen.
Ein Bankabgleich unterstützt dabei, eingegangene Zahlungen den passenden Rechnungen zuzuordnen.
Dabei können beispielsweise Rechnungsnummer, Betrag oder andere Angaben aus dem Verwendungszweck helfen.
FM Faktura unterstützt den Import von Bankumsätzen und die Zuordnung zu bestehenden Rechnungen.
Damit wird aus dem manuellen Kontrollieren einzelner Kontoauszüge ein strukturierter Arbeitsablauf.
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren
Viele Unternehmen stellen regelmäßig dieselben Rechnungen.
Typische Beispiele sind:
- Hosting
- Wartungsverträge
- Servicepauschalen
- Beratungsleistungen
- Software-Abonnements
- monatliche Betreuung
Diese Rechnungen jeden Monat vollständig neu anzulegen, ist unnötige Arbeit.
Mit wiederkehrenden Rechnungen werden die notwendigen Daten einmal hinterlegt. Anschließend können die entsprechenden Rechnungen regelmäßig erzeugt werden.
Gerade bei laufenden Kundenverträgen spart diese Funktion erheblich Zeit.
Belege digital erfassen
Neben Ausgangsrechnungen gehören auch Eingangsbelege zum Unternehmensalltag.
Rechnungen von Lieferanten, Versicherungen, Softwareanbietern oder Dienstleistern müssen gesammelt und später für die Buchhaltung bereitgestellt werden.
Eine digitale Belegverwaltung hilft dabei, diese Dokumente zentral abzulegen.
FM Faktura unterstützt zusätzlich eine automatische Belegerkennung. Dabei können Informationen aus hochgeladenen Belegen erkannt und für die weitere Verarbeitung übernommen werden.
Das reduziert manuelle Eingaben und sorgt gleichzeitig für eine übersichtlichere Ablage.
Mehrere Unternehmen getrennt verwalten
Unternehmer führen nicht immer nur eine Firma.
Gerade bei mehreren Gesellschaften oder Geschäftsbereichen ist es wichtig, Rechnungen, Kunden, Bankdaten und Nummernkreise sauber voneinander zu trennen.
FM Faktura unterstützt deshalb die Verwaltung mehrerer Firmen.
Jede Firma kann eigene Stammdaten, Rechnungsnummern, Bankverbindungen und Einstellungen erhalten.
Trotzdem bleibt alles in einer gemeinsamen Anwendung erreichbar.
Kunden und Leistungen nur einmal anlegen
Wiederkehrende Dateneingaben gehören zu den häufigsten Zeitfressern im Büro.
Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Zahlungsinformationen eines Kunden sollten nicht immer wieder neu eingetragen werden müssen.
Eine zentrale Kundenverwaltung ermöglicht, die Daten einmal zu erfassen und anschließend für Angebote, Rechnungen oder andere Vorgänge wiederzuverwenden.
Dasselbe gilt für Leistungen.
Häufig verkaufte Leistungen können vorbereitet und später direkt in eine Rechnung übernommen werden.
Übersicht statt verschiedener Einzellösungen
Eine Faktura-Lösung entfaltet ihren größten Nutzen dann, wenn wichtige Abläufe miteinander verbunden sind.
Statt Kunden in einer Tabelle, Rechnungen in Word, Belege in Ordnern und Zahlungseingänge im Online-Banking getrennt zu verwalten, entsteht ein gemeinsamer Arbeitsbereich.
Dadurch muss weniger gesucht, übertragen und kontrolliert werden.
Und genau darin liegt der eigentliche Vorteil einer digitalen Rechnungsverwaltung.
Was ein Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen können sollte
Bei der Auswahl sollte nicht die längste Funktionsliste entscheiden.
Wichtiger ist, ob die Software zum täglichen Ablauf passt.
Besonders sinnvoll sind:
- einfache Rechnungserstellung
- zentrale Kundenverwaltung
- hinterlegte Leistungen
- fortlaufende Rechnungsnummern
- wiederkehrende Rechnungen
- Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen
- Bankabgleich
- digitale Belegverwaltung
- automatische Belegerkennung
- Steuerberater-Export
- mehrere Firmen innerhalb eines Systems
Je weniger Programme für diese Aufgaben parallel benötigt werden, desto übersichtlicher wird der gesamte Prozess.
FM Faktura – entwickelt für den Unternehmensalltag
Mit FM Faktura haben wir eine Software entwickelt, die Rechnungsstellung und laufende Verwaltungsaufgaben in einem gemeinsamen System bündelt.
Dabei geht es nicht darum, einen Steuerberater oder eine professionelle Buchhaltung zu ersetzen.
Es geht darum, die tägliche Vorbereitung deutlich einfacher zu machen.
Rechnungen erstellen, Belege verwalten, Zahlungseingänge kontrollieren und wiederkehrende Vorgänge organisieren – alles an einer zentralen Stelle.
In Verbindung mit FM Business+
FM Faktura kann auch gemeinsam mit FM Termin innerhalb von FM Business+ genutzt werden.
So bleiben Terminorganisation und Faktura getrennte Arbeitsbereiche, können aber über eine zentrale Unternehmensübersicht erreicht werden.
Besonders für kleinere Unternehmen entsteht dadurch ein durchgängiger digitaler Ablauf:
Termin vereinbaren → Leistung erbringen → Rechnung erstellen → Zahlung kontrollieren.
Fazit: Weniger suchen, weniger doppelt eingeben, mehr Überblick
Eine gute Faktura-Software sollte nicht zusätzliche Arbeit erzeugen.
Sie sollte Verwaltungsarbeit reduzieren.
Kundendaten werden einmal gepflegt. Rechnungen entstehen schneller. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich vorbereiten. Belege bleiben auffindbar und offene Zahlungen sind leichter zu erkennen.
So bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, mit denen das Unternehmen tatsächlich Geld verdient.
FM Faktura bringt Rechnungen, Belege und Zahlungen in eine klare digitale Struktur.
Mehr zu FM Faktura findest du unter Eigene Softwarelösungen auf First Media.